Cobrança

Cada seção desta página explica uma regra de cobrança do Trota. Os ⓘ das telas trazem o resumo e o link Como funciona para a seção certa.

Preços

Serviço e pacote usam o mesmo grupo Preços: quanto o paciente paga em cada forma de pagamento. Sem juros, sem repasse e sem ajuste em % ou R$.

Pix: um valor só. É o valor da cobrança e do código Pix.
Cartão de crédito: escolha o máximo de parcelas (1 a 12, nunca acima do limite da integração de pagamento da clínica) e informe o valor total em cada quantidade de parcelas, de 1× até o máximo, sem pular nenhuma.
Parcela mínima (opcional): a menor parcela aceita. Sem ela, vale o mínimo do provedor (R$ 5,00).
Forma desligada não aparece ao paciente. Cartão de débito não é oferecido.
Aumentar o máximo cria linhas novas com o valor da última (dá para editar); diminuir tira as de cima.
Sem integração de pagamento ativa, o crédito fica inativo (o que foi digitado fica guardado).

O que o paciente vê

Cód	Pix	Crédito (parcelas: total)	Texto na página de pagamento
L01	R$ 100	1×: 112 · 2× a 6×: 130	Pix R$ 100,00 · Cartão 1× R$ 112,00 · 2× a 6× R$ 130,00
L03	R$ 100	1× a 3×: 120	Pix R$ 100,00 · Cartão R$ 120,00 (ou até 3× de R$ 40,00 sem juros)
L04	desligado	1×: 112	Cartão R$ 112,00
L05	R$ 100	desligado	Pix R$ 100,00
L06	—	1×: 112 · 2×: 120 · 3×: 130	Cartão 1× R$ 112,00 · 2× R$ 120,00 · 3× R$ 130,00
L07	—	1× a 6×, integração da clínica até 3×	a página oferece até 3×
L09	—	1× a 6×: 300, parcela mínima R$ 60	a página oferece até 5× (6× daria R$ 50 por parcela)

O paciente escolhe a forma (e a quantidade de parcelas) ao pagar; o valor cobrado é o daquela linha. Numa cobrança com várias sessões, o Pix é a soma e o crédito só oferece as quantidades de parcelas que todas as sessões têm.

O que o cadastro recusa

Cód	Linhas do crédito (limite da integração: 6×)	Mensagem
P02	1×: 112 · 3×: 130	a linha 2 tem de ser 2×
P03	7 linhas	máximo de 7 parcelas, acima do limite de 6× da integração
P05	1× a 6×: 20	em 5× a parcela de R$ 4,00 fica abaixo do mínimo de R$ 5,00
P07	nenhuma	informe ao menos o valor em 1×
P08	1× a 6×: 300, parcela mínima R$ 60	em 6× a parcela de R$ 50,00 fica abaixo do mínimo de R$ 60,00

Venda do pacote

O contrato nasce pelo preço da forma escolhida (exemplo: Pix R$ 900; crédito 1×: 1000 · 2× a 6×: 1100).

Cód	Forma escolhida	Contrato
V01	crédito 4×	R$ 1.100 em 4×
V02	crédito 1×	R$ 1.000
V04	crédito 7×	recusado: o pacote não tem crédito em 7×
V06	Pix	R$ 900

Prazo do pré-pago

Na consulta pré-paga, o paciente tem um prazo para pagar. Vale o que vencer primeiro entre:

Pagar em até (horas depois de marcar): contado da marcação. 0 = não usar.
Pagar até (horas antes da consulta): contado do início da consulta. 0 = não usar.

Duas proteções:

Prazo curto (piso, padrão 60 min): marcação em cima da hora sempre dá ao paciente pelo menos esse tempo para pagar.
O prazo nunca passa do início da consulta.

Se os dois campos ficarem sem uso, vale 24 horas antes da consulta (padrão do Trota). Não dá para salvar um nível que deixe os dois sem uso.

Onde se configura

Vale o mais específico: serviço > profissional > clínica > padrão do Trota.

Campo	Onde	Padrão do Trota
Pagar em até (horas depois de marcar)	Clínica → Atendimento → Mensagens · Minha conta → Minha agenda · Clínica → Serviços e pacotes	não usar
Pagar até (horas antes da consulta)	idem	24 h
Prazo curto	idem	60 min
Cancelamento automático	só na clínica (Clínica → Atendimento → Mensagens)	ligado

Exemplos

Marcação às 10:00 de 10/11 (M). “Depois” = Pagar em até; “antes” = Pagar até.

Cód	Depois	Antes	Prazo curto	Consulta	Prazo para pagar	Por quê
T01	24 h	24 h	60 min	M + 72 h	M + 24 h	“depois de marcar” vence primeiro
T02	24 h	24 h	60 min	M + 36 h	M + 12 h	“antes da consulta” vence primeiro
T03	24 h	24 h	60 min	M + 20 h	M + 1 h	em cima da hora: vale o prazo curto
T04	24 h	24 h	60 min	M + 30 min	M + 30 min	nunca depois do início
T05	não usar	24 h	60 min	M + 72 h	M + 48 h	só “antes da consulta”
T06	24 h	não usar	60 min	M + 72 h	M + 24 h	só “depois de marcar”
T08	não usar	não usar	60 min	M + 72 h	M + 48 h	os dois sem uso = 24 h antes
T10	1 h	não usar	120 min	M + 72 h	M + 2 h	prazo curto maior que o “depois”

Casos especiais

Caso	Regra
Remarcação	“depois de marcar” conta da marcação original; “antes da consulta”, do novo horário; o prazo curto conta da remarcação. Remarcar não serve para ganhar prazo.
Série pré-paga	cada sessão tem o seu prazo; “depois de marcar” só vale na primeira; as seguintes usam só “antes da consulta” (sem ele, 24 h).
Pacote ou crédito	não gera prazo nem cobrança: a consulta já está paga pelo contrato.
Consulta trocada por pacote	segue a regra do pacote: com diferença a pagar, o prazo conta da troca; vencido sem nenhum pagamento, a consulta e o contrato da troca são cancelados.
Consulta importada	o prazo é calculado igual, mas sem link enviado ela nunca é cancelada: a equipe é avisada.
Horário	sempre o de Brasília.

O que acontece quando o prazo vence está em Pré-pago não pago.

Pré-pago não pago

O que acontece com a consulta pré-paga que não foi paga depende de três coisas: o momento, o cancelamento automático (régua da clínica, “Sem pagamento no prazo”) e se o paciente recebeu o link de pagamento (a mensagem com o link saiu e não falhou).

Regra de ouro: sem link enviado, o Trota nunca cancela — o paciente não teve como pagar.

Momento	Cancelamento automático	Link enviado	Consulta	Equipe	Paciente
prazo vence	ligado	sim	cancelada (horário liberado; cobrança cancelada)	aviso da régua	aviso de cancelamento (régua)
prazo vence	ligado	não	mantida	aviso até resolver (“sem link”)	nada
prazo vence	desligado	sim	mantida	aviso até resolver	1 lembrete com o mesmo link
prazo vence	desligado	não	mantida	aviso até resolver	nada
começou sem pagamento	qualquer	qualquer	mantida, com o sinal Não paga na agenda e na ficha	a equipe decide se atende	nada
realizada sem pagamento	qualquer	qualquer	realizada; cobrança em atraso	entra em Cobranças para aprovar	recebe o link quando a equipe aprovar
falta (serviço não cobra falta)	qualquer	qualquer	falta; cobrança cancelada	aviso sai sozinho	nada
falta (serviço cobra falta)	qualquer	qualquer	falta; cobrança em atraso	entra em Cobranças para aprovar	recebe o link quando a equipe aprovar
paciente em atraso pede nova consulta pelo bot	qualquer	qualquer	o bot não confirma: vira rascunho para a secretária	rascunho do bot (motivo: atraso)	resposta sem confirmar
pago (a qualquer momento)	qualquer	qualquer	mantida	aviso sai sozinho; atraso vira “Nada a cobrar”	nada

Detalhes:

O aviso “prazo venceu” fica na lista até o paciente pagar, a consulta ser cancelada ou remarcada, a falta não ser cobrada, ou alguém marcar resolvido.
O lembrete ao paciente sai uma vez por prazo; remarcar dá prazo novo.
Consulta que já começou nunca é cancelada pelo Trota.
O bot só segura a marcação nova quando o atraso é com a mesma profissional.

Cobranças para aprovar

Quando o Trota não tem garantia de que a consulta aconteceu do jeito combinado, ele não cobra sozinho: monta um rascunho na fila Financeiro → Cobranças para aprovar. Nada vai ao paciente antes de alguém da equipe aprovar.

Origem	Vira rascunho?
Sessão pós-paga (a consulta foi realizada)	sim
Cobrança mensal, pré ou pós-paga (serviço ou pacote)	sim
Consulta pré-paga realizada (ou falta cobrada) sem pagamento	sim — a cobrança já existe; aprovar envia o mesmo link e o vencimento não muda
Consulta pré-paga cujo link não chegou ao paciente	sim — veja Pré-paga sem link
Consulta pré-paga na marcação	não — a cobrança sai sozinha com o link

Estados

Cód	Rótulo na tela	Quando
R01	Aguardando aprovação	o rascunho foi montado
R02	Aprovado e enviado	aprovado com ao menos uma sessão que ainda cabe
R03	Descartado	descartado, com motivo
R04	Nada a cobrar	ao aprovar, nenhuma sessão cabia mais (tiradas, canceladas ou já cobradas), ou o paciente pagou antes

Ações (só enquanto aguarda aprovação)

Cód	Ação	Regra
R05	Tirar sessão	motivo obrigatório; a sessão não volta sozinha em outra cobrança
R06	Devolver sessão	volta a contar
R07	Vencimento	de hoje até 90 dias; se venceu enquanto esperava, conta de novo da aprovação
R08	Aprovar	a cobrança nasce pelo preço da forma, com a página de pagamento, e sai pelo WhatsApp com o link; fica registrado quem aprovou
R09	Descartar	nada é cobrado; motivo obrigatório
R10	Sessão que não cabe mais	consulta cancelada ou já cobrada sai sozinha na aprovação
R11	Ajustar valor	só em sessão pós-paga ou mensal sem pacote; de R$ 0,01 até o que falta cobrar da sessão; motivo obrigatório; vale para todas as formas

Sessão que entrou num rascunho não é proposta de novo sozinha. Para cobrar depois: Financeiro → Nova cobrança. O rascunho decidido não muda nem se apaga (fica registrado quem, quando e por quê).

Quem vê e quem decide

Papel	Vê	Decide
Secretária	rascunhos das profissionais que atende	sim
Profissional	os dela	só se for a própria secretária
Financeiro	todos da clínica	sim
Dono(a)	todos da clínica	sim
Bot	nada	não

Pré-paga sem link

Toda consulta pré-paga tem de gerar e enviar o link de pagamento. O Trota confere a cada 5 minutos: consulta pré-paga futura, sem pagamento, marcada há mais de 10 minutos e sem link enviado vira um rascunho Link de pagamento não enviado em Cobranças para aprovar, e a equipe recebe um aviso.

O rascunho traz a mensagem do WhatsApp que vai ao paciente. A secretária revisa e aprova; aprovar envia a cobrança (a que já existe, ou uma nova pelo preço da forma) com a página de pagamento. O vencimento é o do prazo da consulta e o valor não se ajusta aqui.

Cód	Situação	Rascunho?	Motivo mostrado	Ao aprovar
S01	link enviado	não	—	—
S02	a mensagem não saiu (WhatsApp indisponível para o paciente)	sim	a mensagem com o link não saiu	a mesma cobrança, com o link
S03	a mensagem falhou ou foi cancelada	sim	a mensagem falhou	a mesma cobrança, com o link
S04	consulta importada, sem cobrança	sim	consulta importada	a cobrança nasce com a página e o link
S04b	marcada pela equipe ou pelo bot, mas a cobrança não nasceu	sim	a cobrança não foi criada	idem S04
S05	marcada há menos de 10 minutos	ainda não	—	—
S06	consulta começada ou passada	não	— (vale Pré-pago não pago)	—
S07	pacote ou crédito	não	—	—
S08	série com a régua ligada, antes de 72 h do prazo	não (o lembrete da régua leva o link)	—	—
S09	pago antes de aprovar	vira “Nada a cobrar” sozinho	—	—
S10	cancelada antes de aprovar	vira “Nada a cobrar” sozinho	—	—
S11	link enviado por outro caminho (Reenviar, cobrança da equipe)	vira “Nada a cobrar” sozinho	—	—
S13	a conferência roda de novo	não duplica	—	—

Falta com pagamento

Paciente faltou e já tinha pago (todo ou parte) a cobrança da consulta, fora de pacote: o Trota abre uma pendência para a secretária (na mesma fila de Cobranças para aprovar) e avisa a equipe. A decisão é uma destas três, nesta ordem de sugestão:

Cód	Decisão	O que acontece
F05	Reagendar usando o valor pago (sugerida primeiro)	o pagamento passa para a consulta nova (mesmo paciente e profissional, futura, fora de pacote); a cobrança automática da nova não sai; se a nova custar mais, a diferença segue a cobrar
F06	Estornar ao paciente	a decisão fica registrada; o dinheiro volta pelo estorno do pagamento (Financeiro)
F07	Cancelar (perda)	a clínica fica com o valor

Cód	Situação	Pendência?
F01	falta, pago total	sim, com aviso
F02	falta, pago parcial	sim, com aviso (os meios de pagamento em aberto já saíram)
F03	falta sem pagamento	não (vale Pré-pago não pago)
F04	falta de pacote	não (conta como crédito do contrato)

Motivo obrigatório (3 a 300 caracteres) em todas as decisões. Decidida, a pendência não muda nem se apaga.

Serviço sem agenda

O Trota não tem cobrança avulsa: toda cobrança é de algo do catálogo — uma consulta, um pacote ou um serviço sem agenda. Item “fora do catálogo” ou valor livre é recusado.

Para vender algo que não é consulta (um material, uma análise, uma taxa), cadastre um serviço sem agenda em Clínica → Serviços e pacotes (sem modalidade nem duração).

Cód	Caso	Regra
D01	item fora do catálogo ou valor livre	recusado (“não permitido”)
D02	cobrança feita à mão de consulta pré-paga	o envio fica registrado como feito pela equipe, com o nome de quem fez
D03	vender algo sem consulta	serviço sem agenda
D04	serviço sem agenda	não se marca na agenda e não aparece para o bot
D05	serviço sem agenda	cobra-se pelo catálogo (Financeiro → Nova cobrança)

Troca de plano

O paciente pode trocar o plano que tem (ou uma consulta avulsa recente) por outro pacote da mesma profissional. A conta é sempre a mesma, no portal e no bot:

diferença = preço do plano novo − o que o paciente já pagou

Resultado	O que acontece
Maior (falta pagar)	a troca acontece na hora: o plano novo (ou o aditamento) nasce e a cobrança da diferença é criada com o link de pagamento. O paciente escolhe Pix ou cartão ao pagar; o link mostra o valor de cada forma.
Sem diferença	a troca acontece na hora, sem cobrança.
Menor (sobra dinheiro)	a troca vai para aprovação do(a) Dono(a) ou do Financeiro (Financeiro → Trocas de plano). Aprovada: o plano muda, a devolução fica prevista e o estorno é pedido pelo meio do pagamento, quando dá. Recusada (com motivo): nada muda.

De onde se troca

Ficha do paciente → Contratos e créditos: “Trocar de plano” (a partir do contrato) ou “Trocar consulta por plano” (consulta avulsa feita ou marcada nos últimos 60 dias: ela conta como a primeira consulta do plano novo e o valor pago abate da diferença; vale entre modalidades).
Agenda → Trocar serviço → Trocar por pacote: a mesma troca, a partir da consulta.
Pelo WhatsApp: o bot calcula e mostra a diferença; a troca só acontece com o valor já mostrado ao paciente.

Antes de confirmar, o portal mostra a prévia com a conta de cada forma.

O que conta como pago e como se devolve

Todo pagamento registrado conta para abater e para devolver.
A devolução usa o preço do plano novo na forma em que o paciente pagou (cartão = preço do cartão; o resto = preço à vista/Pix). A forma escolhida agora não muda a devolução.
Pago parte à vista e parte no cartão: vale a menor devolução; se não der para calcular assim, a troca é recusada até a equipe ajustar.

Quando não é troca

Motivo mostrado	Situação
fora da janela de troca	passou a janela de troca do plano (padrão: 30 dias)
já houve uma troca neste plano	cada plano admite uma troca
já há uma troca aguardando aprovação	espere a decisão da anterior
o plano já terminou	contrato encerrado
é o mesmo plano	origem e destino iguais
consulta por consulta é troca de serviço	avulsa → avulsa usa “Trocar serviço” na agenda
as consultas usadas não cabem no plano novo	o plano novo não comporta o que já foi usado
a consulta foi cancelada	consulta cancelada não vira plano
o plano não é oferecido nessa forma	o destino não tem a forma necessária

O que vai ao paciente

Pelo portal, nada sai sozinho. O link da diferença fica para quem decidir enviar (copiar ou pela ficha → Cobranças).
Aviso da decisão da devolução: vem marcado só quando o paciente pediu a troca pelo WhatsApp; desmarcado, nada sai.
Consulta pré-paga trocada por pacote: com diferença a pagar, vale o prazo do pré-pago contado da troca; vencido sem nenhum pagamento, a consulta e o contrato da troca são cancelados.
Há um pagamento no cartão em análise, ou uma cobrança com pagamento parcial em aberto na consulta: a troca espera.

Quem pode

Prévia e troca: quem vê contratos e pagamentos (Dono(a), Financeiro, ou quem gere os pacotes da profissional).
Aprovar ou recusar a devolução: Dono(a) ou Financeiro.